Eine GmbH oder UG zu gründen ist kein einzelner Behördengang, sondern eine Kette von Schritten, die aufeinander aufbauen. Wer die Reihenfolge kennt, spart Wochen, denn fast jeder Schritt setzt den vorherigen voraus: ohne Konto kein Kapitalnachweis, ohne Kapitalnachweis keine Anmeldung, ohne Eintragung keine Steuernummer.
Wichtig zum Verständnis ist, dass die Gesellschaft in drei rechtlichen Stufen entsteht. In welcher Stufe du dich befindest, entscheidet darüber, ob du persönlich haftest oder nicht:
Diese drei Marker begleiten dich auch in der Zeitleiste unten. Zusätzlich heißt Aktiv (Deine Aufgabe), dass du selbst handeln musst, und Automatisch, dass es von allein oder durch Notar bzw. Behörde passiert.
01 Vorbereitung & Notartermin
Die Grundlage: Satzung, Name und die Beurkundung.
Bevor irgendetwas beim Amt landet, legst du die Eckdaten fest: Gesellschafter, Geschäftsführung, Stammkapital, Firmenname und Unternehmensgegenstand. Bei einfachen Konstellationen (bis drei Gesellschafter, ein Geschäftsführer) genügt das günstige Musterprotokoll; bei komplexeren Strukturen lohnt eine individuelle Satzung.
Firmenname prüfenAktiv (Deine Aufgabe)
Kostenlose Firmierungs-Vorabprüfung bei der IHK, dazu Recherche im Handelsregister und beim DPMA (Markenschutz), damit der Name auch eintragungsfähig ist.
Notarielle BeurkundungAktiv (Deine Aufgabe)
Termin mit allen Gesellschaftern (oder per Vollmacht) und Geschäftsführung. Beurkundet werden Gesellschaftsvertrag, Bestellung der Geschäftsführung, Gesellschafterliste und die Handelsregister-Anmeldung. Mit der Beurkundung entsteht die Gesellschaft „in Gründung“.
Beglaubigte AbschriftenAutomatisch
Der Notar erstellt die beglaubigten Unterlagen und bereitet die Anmeldung ans Registergericht vor, reicht sie aber erst ein, wenn das Stammkapital eingezahlt ist.
Eine reine Bar-Gründung lässt sich inzwischen auch online per Video-Beurkundung durchführen (seit dem DiRUG 2022, seither schrittweise erweitert). Ein persönlicher Termin ist nicht mehr zwingend.
02 Konto, Kapital & Anmeldung
Der Weg ins Handelsregister.
Geschäftskonto eröffnenAktiv (Deine Aufgabe)
Auf die Gesellschaft „in Gründung“. Die Bank verlangt den beurkundeten Vertrag, die Gesellschafterliste und den Ausweis der Geschäftsführung. Das Konto muss vor der Anmeldung stehen, sonst fehlt der Kapitalnachweis.
Stammkapital einzahlenAktiv (Deine Aufgabe)
Bei der GmbH mindestens 12.500 € (die Hälfte von 25.000 €) zum Zeitpunkt der Anmeldung. Bei der UG ab 1 €, dafür in voller Höhe und ausschließlich in bar, ohne Sacheinlagen.
Anmeldung ans HandelsregisterAutomatisch
Sobald die Einzahlung bestätigt ist, reicht der Notar die Anmeldung elektronisch beim Registergericht (Amtsgericht) ein.
Kostenbrief des Gerichts bezahlenAktiv (Deine Aufgabe)
Das Gericht bzw. die Landesjustizkasse schickt eine Gebührenrechnung. Viele Gerichte tragen erst nach Zahlungseingang ein, also zügig begleichen.
Eintragung ins HandelsregisterAutomatisch
Das Gericht prüft und trägt ein. Ab jetzt existiert die GmbH/UG als juristische Person und die Haftungsbeschränkung greift. Du erhältst den Handelsregisterauszug mit HRB-Nummer, die Bekanntmachung erfolgt automatisch.
Ab den ersten Anmeldungen bist du nicht mehr allein.
Die Schritte 1 und 2 sind ein einmaliger Kraftakt. Doch ab jetzt beginnt das, was dich als Unternehmen für immer begleitet: Anmeldungen, Fristen, Voranmeldungen, Buchhaltung, Jahresabschlüsse. Monat für Monat, Quartal für Quartal, Jahr für Jahr.
Genau ab diesem Punkt ist Pluto Tax an deiner Seite. Pluto erinnert dich an die abgedeckten Pflichten und Fristen, führt dich durch die steuerliche Erfassung und hält deine Buchhaltung strukturiert und nachvollziehbar.
03 Anmeldungen nach der Eintragung
Register, Gewerbe und Versicherungen.
Mit der Eintragung ist die Gesellschaft geboren, jetzt muss sie „angemeldet leben“. Ein Teil davon läuft als Kettenreaktion: Meldest du das Gewerbe an, informiert das Gewerbeamt von selbst Finanzamt, IHK, Berufsgenossenschaft und Statistikamt.
TransparenzregisterAktiv (Deine Aufgabe)
Seit 2022 Pflicht für jede GmbH/UG: die wirtschaftlich Berechtigten (über 25 % Anteile oder Stimmen) eintragen. Passiert nicht automatisch und ist bußgeldbewehrt.
GewerbeanmeldungAktiv (Deine Aufgabe)
Beim Gewerbeamt der Gemeinde, mit Handelsregisterauszug und Ausweis.
Ämter werden benachrichtigtAutomatisch
Das Gewerbeamt meldet von selbst weiter an Finanzamt, IHK/HWK, Berufsgenossenschaft und Statistisches Landesamt. Die IHK-Pflichtmitgliedschaft samt Beitragsbescheid kommt dadurch automatisch.
BerufsgenossenschaftAktiv (Deine Aufgabe)
Die gesetzliche Unfallversicherung ist Pflicht. Hier musst du dich trotz der Info vom Gewerbeamt selbst anmelden, und zwar innerhalb einer Woche.
Betriebsnummer & RundfunkbeitragAktiv (Deine Aufgabe)
Eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit brauchst du, sobald Personal (auch angestellte Geschäftsführer) beschäftigt wird. Zusätzlich die Betriebsstätte beim Rundfunkbeitrag anmelden.
In dieser Phase behalten wir mit dir die steuerlichen Pflichten und Fristen im Blick und begleiten dich ab hier durch die steuerliche und buchhalterische Seite, sodass du dich auf den Start deines Unternehmens konzentrieren kannst.
04 Steuerliche Registrierung
Fragebogen, Steuernummer und die Identifikationsnummern.
ELSTER-Zugang anlegenAktiv (Deine Aufgabe)
Ein Organisationskonto bei „Mein ELSTER“ mit Zertifikat einrichten, Voraussetzung für den Fragebogen und alle späteren Steuermeldungen.
Fragebogen zur steuerlichen ErfassungAktiv (Deine Aufgabe)
Wird ausschließlich elektronisch über ELSTER abgegeben. Abgefragt werden unter anderem Bankverbindung und SEPA-Mandat, erwartete Umsätze und Gewinne, die Wahl zwischen Soll- und Ist-Versteuerung sowie im Ankreuzfeld die USt-IdNr.
SteuernummerAutomatisch
Das Finanzamt vergibt sie nach Bearbeitung des Fragebogens und schickt sie per Post.
USt-IdNr. & Wirtschafts-IdentifikationsnummerAutomatisch
Die USt-IdNr. kommt vom Bundeszentralamt für Steuern, und zwar automatisch, wenn im Fragebogen angekreuzt (sonst separat über bzst.de). Die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer (seit Herbst 2024) wird ganz ohne Antrag zugeteilt.
Beim Fragebogen führt dich Pluto durch jedes Feld – inklusive Soll- oder Ist-Versteuerung und USt-IdNr. Du prüfst, gibst frei und übermittelst über dein eigenes ELSTER-Konto.
05 Buchhaltung & erste Abschlüsse
Von der Eröffnungsbilanz bis zum Jahresabschluss.
Eine Kapitalgesellschaft ist von Tag eins zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt nicht. Deshalb steht am Anfang die Eröffnungsbilanz und am Ende des ersten Geschäftsjahres der vollständige Jahresabschluss.
EröffnungsbilanzAktiv (Deine Aufgabe)
Pflicht nach § 242 HGB zum Gründungsstichtag. Sie zeigt das eingezahlte Kapital und ist der Startpunkt der Buchhaltung (meist über den Steuerberater).
Buchhaltung einrichten & E-RechnungAktiv (Deine Aufgabe)
Kontenrahmen wählen (SKR03/04), Software aufsetzen, GoBD-konform ablegen. Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen im B2B E-Rechnungen empfangen können. Empfangsbereit musst du sofort sein, die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt bis 2027/2028.
Laufende VoranmeldungenAktiv (Deine Aufgabe)
Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER, dazu Lohnsteuer und Sozialversicherung bei Personal. Die früher zwingende monatliche Abgabe für Neugründer ist bis einschließlich 2026 ausgesetzt.
Jahresabschluss: Bilanz, GuV, OffenlegungAktiv (Deine Aufgabe)
Zum Ende des ersten (Rumpf-)Geschäftsjahres nach HGB, dazu die Steuererklärungen (Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer) und die Übermittlung von Bilanz und GuV als E-Bilanz (§ 5b EStG). Die Offenlegung läuft seit 2022 über das Unternehmensregister, spätestens zwölf Monate nach Geschäftsjahresende.
Laufende Buchführung, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und am Jahresende Bilanz, GuV und Offenlegung: das erledigst du selbst mit Pluto – die Software führt dich Schritt für Schritt durch jede Position und jede Frist. Du bekommst einen Fristenkalender für die in Pluto abgedeckten Pflichten.
Der Überblick
Wer macht was?
Aktiv (Deine Aufgabe)
- ›Notartermin & Beurkundung
- ›Geschäftskonto eröffnen
- ›Stammkapital einzahlen
- ›Kostenbrief des Gerichts zahlen
- ›Transparenzregister eintragen
- ›Gewerbe anmelden
- ›Berufsgenossenschaft (binnen 1 Woche)
- ›ELSTER-Zugang & Fragebogen
- ›Eröffnungsbilanz & Buchhaltung
- ›Voranmeldungen & Jahresabschluss
Ab der steuerlichen Erfassung begleitet dich Pluto bei Buchhaltung, Voranmeldungen und Jahresabschluss.Ab der steuerlichen Erfassung begleitet dich Pluto Tax – von der Einrichtung bis zum Jahresabschluss. Konstant an deiner Seite für Buchhaltung und Steuer.Für laufende Buchhaltung und Standard-Erklärungen schreibt dir kein Gesetz einen externen Dienstleister vor. Bei komplexen Sachverhalten bleibt der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.
Automatisch
- ✓Beglaubigte Abschriften (Notar)
- ✓Anmeldung ans Handelsregister
- ✓Eintragung & Bekanntmachung
- ✓Info des Gewerbeamts an die Ämter
- ✓IHK-/HWK-Beitragsbescheid
- ✓Vergabe der Steuernummer
- ✓USt-IdNr. (wenn angekreuzt)
- ✓Wirtschafts-Identifikationsnummer
Pluto Tax begleitet dich ab der steuerlichen Erfassung – dauerhaft
Ab den ersten Anmeldungen nach der Eintragung geht die Gründung in den Dauerbetrieb über: Anmeldungen, Voranmeldungen, Buchhaltung und Jahresabschlüsse hören nie auf. Mit der Buchhaltungs- und Steuer-Software von Pluto Tax behältst du die Fristen der abgedeckten Pflichten im Blick. Bei Buchhaltung, Voranmeldungen und Jahresabschluss nimmt dich Pluto an die Hand und begleitet dich Monat für Monat und Jahr für Jahr.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine GmbH-Gründung insgesamt?+
Realistisch zwei bis acht Wochen. Den größten Zeitfaktor bilden die Kontoeröffnung und die Bearbeitungszeit des Registergerichts, die je nach Amtsgericht stark schwankt. Mit Online-Beurkundung und einer schnellen Bank lässt sich das obere Ende deutlich verkürzen.
Was ist der Unterschied zwischen UG und GmbH?+
Die UG ist rechtlich eine GmbH, nur mit geringerem Startkapital: ab 1 € statt 25.000 €, dafür voll in bar und mit der Pflicht, jährlich 25 % des Gewinns zurückzulegen, bis 25.000 € erreicht sind. Der Gründungsablauf ist ansonsten identisch.
Ab wann darf ich Rechnungen schreiben?+
Sobald die Gesellschaft „in Gründung“ existiert, kann sie tätig werden und Rechnungen stellen. Bis die Steuernummer vorliegt, fehlt auf der Rechnung eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG; üblich ist der Vermerk „Steuernummer beantragt“ und eine Ergänzung der Rechnung nach Zuteilung. Die Umsatzsteuer entsteht unabhängig davon. Im Zweifel hilft der Steuerberater bei der Übergangsphase.
Brauche ich zwingend einen Steuerberater?+
Kein Gesetz verpflichtet eine UG oder GmbH dazu, einen Steuerberater zu beauftragen. Verantwortlich für Buchführung und Erklärungen ist die Geschäftsführung, mit oder ohne Berater. Mit Pluto erstellst du Buchführung, Abschluss und Erklärungen selbst und reichst sie selbst ein. Bei Auslandssachverhalten, Umstrukturierungen oder Betriebsprüfungen holst du einen Steuerberater dazu.
Über diesen Ratgeber. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick über den Ablauf einer GmbH- oder UG-Gründung in Deutschland (Stand Juli 2026). Er ist keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Fristen, Gebühren und Behördenabläufe können je nach Bundesland und zuständigem Registergericht abweichen. Bitte prüfe im Einzelfall die für dich geltenden Anforderungen oder sprich mit einem Steuerberater.