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Steuern und Buchhaltung für Unternehmensberater, IT-Berater und Interim-Manager mit eigener UG oder GmbH
Viele Berater arbeiten über eine eigene UG oder GmbH: Projekte über Vermittler, Reisen zum Kunden, wenige, aber hohe Rechnungen. Die Buchhaltung ist überschaubar, die Steuerlast oft nicht.
Typische Steuerthemen deiner Beratung
1. Gewinne in der Gesellschaft lassen
Gewinne deiner GmbH werden mit rund 30 % Körperschaft- und Gewerbesteuer belastet. Erst bei einer Ausschüttung kommt Kapitalertragsteuer hinzu. Viele Berater lassen Gewinne deshalb in der Gesellschaft und investieren von dort aus.
2. Projekte über Vermittler
Läuft ein Projekt über einen Vermittler wie Hays oder Gulp, ist der Vermittler dein Vertragspartner. Oft erhältst du Gutschriften statt selbst Rechnungen zu schreiben. Auch Gutschriften müssen die Pflichtangaben einer Rechnung enthalten.
3. Reisekosten beim Kunden
Fahrten, Bahn, Flüge und Hotels für Kundenprojekte sind Betriebsausgaben deiner Gesellschaft. Wichtig sind vollständige Belege und ein klarer Projektbezug.
4. Kunden im Ausland
Beratungsleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern rechnest du ohne deutsche Umsatzsteuer ab und meldest sie in der Zusammenfassenden Meldung. Bei Kunden außerhalb der EU ist die Leistung in Deutschland meist nicht umsatzsteuerbar.
5. Ist-Versteuerung
Bei langen Zahlungszielen großer Kunden lohnt sich die Ist-Versteuerung. Liegt dein Vorjahresumsatz unter 800.000 €, zahlst du die Umsatzsteuer erst, wenn der Kunde gezahlt hat.
Buchhaltung, Pflichten und Fristen
Buchführung: UG und GmbH sind Kaufleute kraft Rechtsform. Sie müssen doppelt nach HGB buchen und jedes Jahr einen Jahresabschluss aus Bilanz, GuV und Anhang erstellen. Kleinstkapitalgesellschaften dürfen auf den Anhang verzichten.
Jahresabschluss: Kleine Gesellschaften haben für die Aufstellung bis zu sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres Zeit. Spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres muss der Abschluss im Unternehmensregister offengelegt sein. Ans Finanzamt geht er elektronisch als E-Bilanz.
Jährliche Steuererklärungen (Abgabe ohne Steuerberater bis 31. Juli des Folgejahres):
- Körperschaftsteuererklärung: 15 % auf den Gewinn plus 5,5 % Solidaritätszuschlag darauf
- Gewerbesteuererklärung: je nach Hebesatz der Gemeinde
- Umsatzsteuererklärung
- Kapitalertragsteuer-Anmeldung, wenn die Gesellschaft Gewinne ausschüttet
Laufend: Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich oder vierteljährlich, je nach Höhe der Umsatzsteuer im Vorjahr, jeweils bis zum 10. des Folgemonats (mit Dauerfristverlängerung einen Monat später). Vorauszahlungen auf die Körperschaftsteuer am 10. März, Juni, September und Dezember, auf die Gewerbesteuer am 15. Februar, Mai, August und November.
Aufbewahrung: Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre.
Die hier aufgezählten Pflichten von Buchführung über Jahresabschluss bis zu den Steuererklärungen bildet Pluto in einer App ab. Ausgenommen sind Lohnbuchhaltung mit Personal, Auslandssachverhalte, Organschaften, Umwandlungen und Betriebsprüfungen.
Häufige Fragen
Lohnt sich eine GmbH für Berater?+
Das hängt von deinem Gewinn und davon ab, wie viel du entnehmen willst. Werden Gewinne in der Gesellschaft belassen, liegt die Belastung bei rund 30 %. Für eine individuelle Rechnung hilft ein Steuerberater.
Wie gehe ich mit Gutschriften von Projektvermittlern um?+
Gutschriften ersetzen deine Rechnung und werden wie Ausgangsrechnungen gebucht. Prüfe, ob alle Pflichtangaben enthalten sind.
Kann ich Kunden in der Schweiz oder den USA beraten?+
Ja. Beratungsleistungen an Unternehmen außerhalb der EU sind in Deutschland in der Regel nicht umsatzsteuerbar.
Brauche ich einen Steuerberater?+
Gesetzlich nicht. Kein Gesetz verpflichtet eine UG oder GmbH, einen Steuerberater zu beauftragen. Verantwortlich für Buchführung, Jahresabschluss und Steuererklärungen ist die Geschäftsführung. Bei komplexen Fällen wie Umstrukturierungen oder Betriebsprüfungen ist ein Steuerberater sinnvoll.
Pluto Tax ist ein Software-Werkzeug zur Unterstützung bei der eigenständigen Erstellung von Steuererklärungen und stellt keine Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes dar.
Stand: Oktober 2026