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Steuern und Buchhaltung für Recruiting-Agenturen, Headhunter und HR-Beratungen
Headhunting, Recruiting-Agentur oder HR-Beratung: Dein Geschäft lebt von Vermittlungshonoraren, Retainern und Beratungsstunden.
Typische Steuerthemen deines HR-Business
1. Vermittlungsprovisionen und Retainer
Erfolgsprovisionen, Retainer und Abschlagszahlungen sind umsatzsteuerpflichtige Leistungen. Bei Anzahlungen wie einem Retainer entsteht die Umsatzsteuer bereits mit der Zahlung, nicht erst bei erfolgreicher Besetzung.
2. Rückzahlungen bei Probezeit-Abbruch
Viele Vermittlungsverträge sehen eine anteilige Rückzahlung vor, wenn der Kandidat in der Probezeit ausscheidet. Dann korrigierst du Umsatz und Umsatzsteuer in dem Monat, in dem die Rückzahlung vereinbart wird.
3. Job-Ads und Recruiting-Tools
LinkedIn Recruiter, Stellenanzeigen auf Indeed oder Ads auf Meta: Viele Rechnungen kommen aus dem EU-Ausland ohne deutsche Umsatzsteuer und laufen über Reverse Charge.
4. Ist-Versteuerung bei langen Zahlungszielen
Große Kunden zahlen oft erst nach 30 oder 60 Tagen. Liegt dein Vorjahresumsatz unter 800.000 €, kannst du die Ist-Versteuerung beantragen und die Umsatzsteuer erst abführen, wenn das Geld da ist.
5. Kunden im EU-Ausland
Vermittelst du für Unternehmen in anderen EU-Ländern, rechnest du ohne deutsche Umsatzsteuer ab und meldest den Umsatz in der Zusammenfassenden Meldung.
Buchhaltung, Pflichten und Fristen
Buchführung: UG und GmbH sind Kaufleute kraft Rechtsform. Sie müssen doppelt nach HGB buchen und jedes Jahr einen Jahresabschluss aus Bilanz, GuV und Anhang erstellen. Kleinstkapitalgesellschaften dürfen auf den Anhang verzichten.
Jahresabschluss: Kleine Gesellschaften haben für die Aufstellung bis zu sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres Zeit. Spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres muss der Abschluss im Unternehmensregister offengelegt sein. Ans Finanzamt geht er elektronisch als E-Bilanz.
Jährliche Steuererklärungen (Abgabe ohne Steuerberater bis 31. Juli des Folgejahres):
- Körperschaftsteuererklärung: 15 % auf den Gewinn plus 5,5 % Solidaritätszuschlag darauf
- Gewerbesteuererklärung: je nach Hebesatz der Gemeinde
- Umsatzsteuererklärung
- Kapitalertragsteuer-Anmeldung, wenn die Gesellschaft Gewinne ausschüttet
Laufend: Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich oder vierteljährlich, je nach Höhe der Umsatzsteuer im Vorjahr, jeweils bis zum 10. des Folgemonats (mit Dauerfristverlängerung einen Monat später). Vorauszahlungen auf die Körperschaftsteuer am 10. März, Juni, September und Dezember, auf die Gewerbesteuer am 15. Februar, Mai, August und November.
Aufbewahrung: Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre.
Die hier aufgezählten Pflichten von Buchführung über Jahresabschluss bis zu den Steuererklärungen bildet Pluto in einer App ab. Ausgenommen sind Lohnbuchhaltung mit Personal, Auslandssachverhalte, Organschaften, Umwandlungen und Betriebsprüfungen.
Häufige Fragen
Wann zahle ich Umsatzsteuer auf einen Retainer?+
Bei Soll-Versteuerung mit Eingang der Anzahlung, bei Ist-Versteuerung ohnehin mit Zahlungseingang. Die Umsatzsteuer entsteht also nicht erst bei der Besetzung.
Was passiert, wenn ich eine Provision zurückzahlen muss?+
Du korrigierst Umsatz und Umsatzsteuer im Monat der Rückzahlungsvereinbarung.
Kann ich Kunden im EU-Ausland betreuen?+
Ja.
Brauche ich einen Steuerberater?+
Gesetzlich nicht. Kein Gesetz verpflichtet eine UG oder GmbH, einen Steuerberater zu beauftragen. Verantwortlich für Buchführung, Jahresabschluss und Steuererklärungen ist die Geschäftsführung. Bei komplexen Fällen wie Umstrukturierungen oder Betriebsprüfungen ist ein Steuerberater sinnvoll.
Pluto Tax ist ein Software-Werkzeug zur Unterstützung bei der eigenständigen Erstellung von Steuererklärungen und stellt keine Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes dar.
Stand: Oktober 2026