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Steuern und Buchhaltung für Dienstleister mit eigener UG oder GmbH
Du verkaufst Know-how und Zeit statt Ware? Dann ist deine Buchhaltung überschaubar, aber die Details zählen: korrekte Rechnungen, der richtige Zeitpunkt für die Umsatzsteuer und saubere Belege für Reisen und Bewirtungen.
Typische Steuerthemen deines Service Business
1. Ist- oder Soll-Versteuerung
Standardmäßig wird die Umsatzsteuer fällig, wenn du deine Leistung erbracht hast, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat (Soll-Versteuerung). Liegt dein Vorjahresumsatz unter 800.000 €, kannst du beim Finanzamt die Ist-Versteuerung beantragen. Dann zahlst du die Umsatzsteuer erst, wenn das Geld da ist. Das schont deine Liquidität.
2. Rechnungen, die das Finanzamt akzeptiert
Eine ordnungsgemäße Rechnung braucht unter anderem Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und den Steuerbetrag. Fehlt etwas, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen, und bei Eingangsrechnungen verlierst du sie selbst.
3. E-Rechnung
Seit 2025 musst du E-Rechnungen von Geschäftskunden empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz selbst E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle.
4. Reisekosten und Bewirtung
Fahrten zum Kunden, Hotels und Geschäftsessen sind Betriebsausgaben. Bei Bewirtungen sind 70 % der angemessenen Kosten abziehbar, die Vorsteuer voll. Geschenke an Geschäftspartner sind bis 50 € pro Person und Jahr abziehbar.
5. Kunden im EU-Ausland
Für Unternehmenskunden in anderen EU-Ländern rechnest du ohne deutsche Umsatzsteuer ab und meldest den Umsatz in der Zusammenfassenden Meldung.
Buchhaltung, Pflichten und Fristen
Buchführung: UG und GmbH sind Kaufleute kraft Rechtsform. Sie müssen doppelt nach HGB buchen und jedes Jahr einen Jahresabschluss aus Bilanz, GuV und Anhang erstellen. Kleinstkapitalgesellschaften dürfen auf den Anhang verzichten.
Jahresabschluss: Kleine Gesellschaften haben für die Aufstellung bis zu sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres Zeit. Spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres muss der Abschluss im Unternehmensregister offengelegt sein. Ans Finanzamt geht er elektronisch als E-Bilanz.
Jährliche Steuererklärungen (Abgabe ohne Steuerberater bis 31. Juli des Folgejahres):
- Körperschaftsteuererklärung: 15 % auf den Gewinn plus 5,5 % Solidaritätszuschlag darauf
- Gewerbesteuererklärung: je nach Hebesatz der Gemeinde
- Umsatzsteuererklärung
- Kapitalertragsteuer-Anmeldung, wenn die Gesellschaft Gewinne ausschüttet
Laufend: Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich oder vierteljährlich, je nach Höhe der Umsatzsteuer im Vorjahr, jeweils bis zum 10. des Folgemonats (mit Dauerfristverlängerung einen Monat später). Vorauszahlungen auf die Körperschaftsteuer am 10. März, Juni, September und Dezember, auf die Gewerbesteuer am 15. Februar, Mai, August und November.
Aufbewahrung: Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre.
Die hier aufgezählten Pflichten von Buchführung über Jahresabschluss bis zu den Steuererklärungen bildet Pluto in einer App ab. Ausgenommen sind Lohnbuchhaltung mit Personal, Auslandssachverhalte, Organschaften, Umwandlungen und Betriebsprüfungen.
Häufige Fragen
Kann meine GmbH die Ist-Versteuerung nutzen?+
Ja, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 € lag. Du beantragst sie beim Finanzamt.
Wie viel von einem Geschäftsessen kann ich absetzen?+
70 % der angemessenen Kosten als Betriebsausgabe, die Vorsteuer in voller Höhe. Voraussetzung ist ein ordentlicher Bewirtungsbeleg.
Muss ich schon E-Rechnungen schreiben?+
Empfangen musst du sie seit 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab 2028.
Brauche ich einen Steuerberater?+
Gesetzlich nicht. Kein Gesetz verpflichtet eine UG oder GmbH, einen Steuerberater zu beauftragen. Verantwortlich für Buchführung, Jahresabschluss und Steuererklärungen ist die Geschäftsführung. Bei komplexen Fällen wie Umstrukturierungen oder Betriebsprüfungen ist ein Steuerberater sinnvoll.
Pluto Tax ist ein Software-Werkzeug zur Unterstützung bei der eigenständigen Erstellung von Steuererklärungen und stellt keine Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes dar.
Stand: Oktober 2026