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Steuern und Buchhaltung für Coaches, Trainer und Anbieter von Online-Kursen
Coaching-Programme, Online-Kurse, Memberships und Workshops: Wer Wissen verkauft, hat oft viele Kunden, verschiedene Zahlungswege und Teilnehmer aus mehreren Ländern.
Typische Steuerthemen deines Coaching-Business
1. Umsatzsteuer auf Coaching und Kurse
Coaching und die meisten Online-Kurse sind umsatzsteuerpflichtig. Eine Steuerbefreiung für Bildungsleistungen greift nur unter engen Voraussetzungen, etwa bei berufsbildenden Maßnahmen mit Bescheinigung. Für typische Persönlichkeits- oder Business-Coachings gilt in der Regel der volle Satz von 19 %.
2. Teilnehmer aus anderen EU-Ländern
Verkaufst du automatisierte Online-Kurse an Privatpersonen in anderen EU-Ländern, gilt ab 10.000 € EU-weitem Jahresumsatz die Umsatzsteuer des Kundenlandes. Gemeldet wird gesammelt über das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS). Live-Coachings können anders zu behandeln sein als vorproduzierte Kurse.
3. Plattformen wie Digistore24, Elopage oder Copecart
Viele Kursplattformen verkaufen als Reseller in eigenem Namen. Dann ist die Plattform dein Kunde, nicht der Teilnehmer, und du rechnest an die Plattform ab. Bei anderen Modellen bist du selbst Verkäufer. Die Unterscheidung bestimmt, wie du Umsatzsteuer und Erlöse buchst.
4. Ratenzahlungen und Vorauszahlungen
Bei Programmen über mehrere Monate oder mit Ratenzahlung kommt es auf den richtigen Zeitpunkt an: Wann ist die Leistung erbracht, wann entsteht die Umsatzsteuer? Im Jahresabschluss werden Vorauszahlungen für Leistungen im Folgejahr abgegrenzt.
5. Werbung und Funnel-Tools
Anzeigen bei Meta, Google oder YouTube und Tools wie ClickFunnels oder Kajabi kommen meist aus dem Ausland. Die Rechnungen laufen über Reverse Charge.
Buchhaltung, Pflichten und Fristen
Buchführung: UG und GmbH sind Kaufleute kraft Rechtsform. Sie müssen doppelt nach HGB buchen und jedes Jahr einen Jahresabschluss aus Bilanz, GuV und Anhang erstellen. Kleinstkapitalgesellschaften dürfen auf den Anhang verzichten.
Jahresabschluss: Kleine Gesellschaften haben für die Aufstellung bis zu sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres Zeit. Spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres muss der Abschluss im Unternehmensregister offengelegt sein. Ans Finanzamt geht er elektronisch als E-Bilanz.
Jährliche Steuererklärungen (Abgabe ohne Steuerberater bis 31. Juli des Folgejahres):
- Körperschaftsteuererklärung: 15 % auf den Gewinn plus 5,5 % Solidaritätszuschlag darauf
- Gewerbesteuererklärung: je nach Hebesatz der Gemeinde
- Umsatzsteuererklärung
- Kapitalertragsteuer-Anmeldung, wenn die Gesellschaft Gewinne ausschüttet
Laufend: Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich oder vierteljährlich, je nach Höhe der Umsatzsteuer im Vorjahr, jeweils bis zum 10. des Folgemonats (mit Dauerfristverlängerung einen Monat später). Vorauszahlungen auf die Körperschaftsteuer am 10. März, Juni, September und Dezember, auf die Gewerbesteuer am 15. Februar, Mai, August und November.
Aufbewahrung: Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre.
Die hier aufgezählten Pflichten von Buchführung über Jahresabschluss bis zu den Steuererklärungen bildet Pluto in einer App ab. Ausgenommen sind Lohnbuchhaltung mit Personal, Auslandssachverhalte, Organschaften, Umwandlungen und Betriebsprüfungen.
Häufige Fragen
Ist Coaching von der Umsatzsteuer befreit?+
In der Regel nicht. Die Befreiung für Bildungsleistungen gilt nur unter engen Voraussetzungen. Typisches Business- oder Life-Coaching wird mit 19 % versteuert.
Wer ist mein Kunde, wenn ich über Digistore24 verkaufe?+
Digistore24 tritt als Reseller auf. Dein Kunde ist also die Plattform, an die du abrechnest, nicht der einzelne Teilnehmer.
Brauche ich OSS für meine Online-Kurse?+
Sobald deine Umsätze mit automatisierten Kursen an Privatpersonen in anderen EU-Ländern 10.000 € im Jahr übersteigen.
Brauche ich einen Steuerberater?+
Gesetzlich nicht. Kein Gesetz verpflichtet eine UG oder GmbH, einen Steuerberater zu beauftragen. Verantwortlich für Buchführung, Jahresabschluss und Steuererklärungen ist die Geschäftsführung. Bei komplexen Fällen wie Umstrukturierungen oder Betriebsprüfungen ist ein Steuerberater sinnvoll.
Pluto Tax ist ein Software-Werkzeug zur Unterstützung bei der eigenständigen Erstellung von Steuererklärungen und stellt keine Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes dar.
Stand: Oktober 2026