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Allgemeines – Gründung & Basics · 1.15

Welche Unterlagen und Belege brauche ich ab Tag 1?

Kurze Antwort

Eine UG oder GmbH ist immer buchführungspflichtig, vom ersten Tag an und egal wie klein sie ist. Für jede Buchung brauchst du einen Beleg. Dazu kommen die Gründungsunterlagen, die du dauerhaft griffbereit haben solltest.

Das Wichtigste

  • Zum Start stellst du eine Eröffnungsbilanz auf.
  • Laufende Belege: Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Quittungen und Kassenbons.
  • Gründungsunterlagen: Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Handelsregisterauszug, Geschäftsführer-Anstellungsvertrag.
  • Beschlüsse: Gesellschafterbeschlüsse, etwa zu Gehalt oder Ausschüttung, immer schriftlich festhalten. Ohne Protokoll erkennt das Finanzamt sie im Zweifel nicht an.
  • Buchungen müssen zeitnah, vollständig und unveränderbar sein. Das sind die Grundregeln der GoBD.
  • Digital aufbewahren ist erlaubt.

Heb auch Belege aus der Zeit vor der Eintragung auf. Die brauchst du für die Gründungskosten.

Zahlen & Grenzwerte (Stand: November 2026)

  • Bücher, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz: 10 Jahre
  • Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen: 8 Jahre
  • Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre

Rechtsgrundlagen

§ 6 HGB§ 238 HGB§ 242 HGB§ 257 HGB§ 147 AO

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Mit Pluto

In Pluto lädst du Belege hoch, und sie werden digital archiviert.

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